Umiejętność tworzenia wizerunku

Rozmowa z KATARZYNĄ KASPEREK, dyrektorem zarządzającym i ekspertką w firmie doradczo-szkoleniowej Kasperek Consulting

Czy każdy moment jest właściwy na szkolenie kompetencji negocjacyjnych?

Negocjacje są niczym zaprojektowane i dostosowane do otoczenia oraz sił negocjujących taktyczne rozmowy. Łatwo nam zapomnieć o tym, że uczestniczą w nich normalni ludzie z bagażem doświadczeń, przyzwyczajeń i nawyków. My widzimy to codziennie pracując nad rozwojem kompetencji kadry menedżerskiej. Często wyrywamy ludzi z ich samokrytycznych i gorzkich opinii na temat ich własnych kompetencji. Wiemy, jak bardzo są one szkodliwe dla nich samych. Codziennie dostarczamy im rozwiązania ich problemów i wspieramy ich cele. Narzędzia negocjacyjne są nam zawsze potrzebne. Im trudniejsze otoczenie i warunki stawiane przez strony kontraktu, tym szybciej dostrzegamy własne luki kompetencyjne i bardziej doskwiera nam brak tych narzędzi. Nikt nie wbije gwoździa bez młotka. Dobrze byłoby też dostać instruktaż, jak zrobić to szybko i bez skaleczeń, uzyskując optymalny wynik. Powtarzanie kolejnych udanych prób, wzmacnia w nas wiarę w siebie. Pozwala też radzić sobie z trudnościami. W trakcie szkoleń osiągamy wiele ambitnych celów, redukujemy stres i zdenerwowanie, wskazujemy błędy i analizujemy niepowodzenia, tworzymy właściwe nawyki wdrażając negocjujących w system samokontroli ich emocji i zachowań. Każdy nasz warsztat to ponad 30 nowych zadań negocjacyjnych, kilkadziesiąt analiz i ponad sto sprawdzonych rad, warto się więc szkolić.

Architektura negocjacji, plan przestrzenny i zabiegi reorganizacyjne są tematem warsztatów na tegorocznej Szkole Zamówień Publicznych, dlaczego?

Nastawieni na sukces, wygodę i szybkość realizacji celów zakupowych siadamy do stołów negocjacyjnych, by dopracować szczegóły powstającego kontraktu. Wydaje się, iż posiadając już wszystkie potrzebne informacje, skupimy się na najbardziej interesujących obie strony negocjacyjne kwestiach. To założenie często upada już podczas pierwszych minut spotkania, bo okazuje się, że wielkość oczekiwań zmusza strony do technicznych ustaleń i poruszania nierozwiązywalnych kwestii, takich jak terminy płatności czy cena, co jest właściwie potworną stratą czasu. Im bardziej koncentrujemy się na szczegółach, tym bardziej kończy się nasza cierpliwość do znajdowania rozwiązań korzystnych dla obu stron. Upada model poszukiwania twórczych opcji i zaczyna się walka o swoje, często zaniżająca wynik ekonomiczny negocjowanego porozumienia. Bilans strat oceniamy w kuluarach. Przewagę zaś przy stole negocjacyjnym ma zawsze ten, kto poczyni poprawne założenia i zaskoczy drugą stronę własnym perswazyjnym rozwiązaniem lub strukturą planu doprowadzenia do zmiany pierwotnego punktu widzenia.

Wszyscy mamy mocne strony, ale przetestowane mocne strony dają nam bezwzględną przewagę nad naszym adwersarzem. Staramy się bowiem wtedy nie ulegać skłonności do nawykowej oceny jego propozycji, ze względu na chwilową bądź widoczną użyteczność proponowanego przez niego rozwiązania czy inne subiektywne przesłanki uznane przez siebie za istotne. Często również nie dociekamy motywów drugiej strony leżących u podstaw proponowanych rozwiązań lub nawet o nie nie pytamy. W ten sposób tracimy możliwości budowania naszej strategii negocjacyjnej na przyszłość. Bywa, że właśnie w tym momencie strony używają perswazji do wymuszania działań niezgodnych z wcześniejszym planem, używając siły nagrody, kary lub innych taktyk. Ujawniają także informacje, których nie sposób dokładnie sprawdzić, powołują się na siłę wcześniejszych relacji lub tzw. miłości otoczenia, bądź optymalność proponowanych rozwiązań. Inne grzechy główne popełniane przez negocjujących to: brak planowania, „odpuszczanie” dla zachowania dotychczasowych relacji, tworzenie skrajnie niekorzystnych warunków porozumienia lub upieranie się przy jednym rozwiązaniu. Plan przestrzenny, tak jak i inne narzędzia planowania, przybliżają nas zdecydowanie do osiągnięcia korzyści dla obu stron, to jest bardzo ekonomiczne myślenie w dzisiejszych czasach. Poza tym wszystkim istotna jest także umiejętność perswazji…

Perswazja kojarzy nam się ze skutecznym przekonywaniem, czy to oznacza, iż im więcej mówię, tym więcej zyskuję? Czy chodzi o coś innego, np. o znajomość konkretnych zabiegów i taktyk?

Tak, warto potrafić mówić perswazyjnie pod warunkiem, iż uda nam się dotrzeć i rozwiązać problemy, które mają obie strony. Osiągniemy to w sytuacji, w której próbujemy drugiej stronie pomóc je rozwiązać lub przynajmniej stwarzamy takie wrażenie. Zaczynaj zawsze od pytania: „Dlaczego to takie ważne?” i kończ stwierdzeniem „Rozumiem, dlaczego to mówisz…”.

W przeciwnym przypadku, kiedy prosimy o coś drugą stronę lepiej wysłuchać jej zdania na ten temat i nie wyjaśniać propozycji własnymi słowami a raczej poczekać na jej interpretację. W tym wypadku lepiej mówić mniej a uważniej słuchać. Dobrze także wyczuć nastawienie drugiej strony a nawet ukierunkować jej wrogość unikając zbędnej nadinterpretacji. Umiejętne stawianie pytań jest metakompetencją. Ale gdybym miała magiczną różdżkę i mogła spowodować jedną zmianę przy jej użyciu, chciałabym, aby negocjujący przestali dzielić różnicę tzw. krakowskim targiem a nauczyli się dzielenia między sobą możliwości. Do tego bardziej potrzeba nam kreatywności w tym również tej taktycznej.

W ubiegłym roku poznaliśmy specjalistyczne narzędzie planowania negocjacyjnego zwane trójpolówką. Pozwala nam ono na uporządkowanie listy poruszanych problemów i zbudowanie spójnego systemu zadań negocjacyjnych i strategii ustępstw w połączeniu z kontrolą granic opłacalności. Był to wstęp do metodyki budowania argumentacji i oczekiwań oraz wyboru taktyk.

Jak bardzo w tym wszystkim liczą się nasze naturalne predyspozycje negocjacyjne?

Predyspozycje do bycia naturalnie dobrym i skutecznym negocjatorem są efektem naszego uczenia się emocjonalnego, somatycznego i społecznego. Najskuteczniej można je doskonalić poprzez doświadczanie dobrych wzorców i ich analizę. Oznacza to, iż naturalne umiejętności do jednoznacznego wyrażania naszych pragnień i potrzeb bez oznak zażenowania czy obawy przed odrzuceniem stanowią istotny czynnik powodzenia w osiąganiu własnych celów, również negocjacyjnych. Najistotniejsze jest wyeliminowania strachu przed tworzeniem własnej argumentacji gdyż tylko działając w trybie responsywnym, czyli w odpowiedzi na działania partnera negocjacyjnego, osiągamy pełny wewnętrzny spokój uwidaczniający się w kolejnych mocnych, silnych wypowiedziach. Osoby responsywne są ogólnie bardziej lubiane i odbierane jako bardziej stanowcze przez otoczenie, więc łatwiej im osiągać wszystko, co planują. Przeciwieństwem responsywności jest indyferentność. Naszym celem jest wyeliminowanie reakcji typu: „uciekaj”, „zamieraj”, „odpuszczaj” (bolesnych nawyków) i przekształcenie ich na: „współpracuj”, „dziel się”, „kontroluj” „dociekaj” i „twórz” (nawyków o trwałej pozytywnej wartości). O tym modelu także mówiliśmy w ubiegłym roku analizując harwardzki model negocjacyjny.

Co jeszcze ma wpływ na to, że stajemy się doskonałym negocjatorem?

Umiejętność tworzenia własnego wizerunku. O tym także mówimy w tym roku na warsztatach. Dzięki rozwijaniu tych kompetencji jesteśmy w stanie poradzić sobie z coraz większymi wyzwaniami negocjacyjnymi. To kompetencja obecnych czasów. Przedłuża znaczenie pierwszego dobrego wrażenia, intensyfikuje nasze pozytywne cechy, poszerza rozumienie dynamicznego sposobu funkcjonowania w zawodzie, odświeża widzenie przez innych naszych sukcesów. Nasz zewnętrzny wizerunek powinien być żywicielem efektów obfitym w zasoby i trwałe wartości. Zasoby zaś powinny być widoczne i jednoznaczne. Nasz wizerunek, nasze priorytety, zasady i preferencje mogą kreować nie tylko styl postępowania, ale powinny być także wyznacznikiem naszego stylu negocjacyjnego. Każdy z nas ma wady i popełnia błędy, ale stworzony przez nas wizerunek stanowi dowód solidności twojej osoby i gwarantuje pewność kontraktu oraz firmy, którą reprezentujemy. Wizerunek nie może się kojarzyć ze strachem, gniewem czy bezradnością. Niedocenianie własnych zasobów stwarza przesłanki do obniżania naszej wewnętrznej siły. Wizerunek jest częścią nas a także daje podstawę do umiejętności rozpoznania własnych zasobów i czerpania z nich siły. Do jego tworzenia używamy kart inspiracji oraz sprawdzonych narzędzi czy wzorców archetypów. Wizerunek to również strefa wpływu, to przewidywalne twoje stanowisko, następny krok i trzymanie kursu na rozpoznawalność.

Co dają nam szkolenia z negocjacji?

Można powiedzieć, że dają nam schronienie kompetencyjne. To oznacza, że w chwili wystawienia na próbę sił mamy poczucie posiadania arsenału taktyk i jesteśmy gotowi na ich użycie. Szkolenie daje nam również świadomość tego, że nasze wysiłki potrafimy przełożyć na efekty, ponieważ działamy spokojnie, metodycznie, mając pod kontrolą każdą niemal sytuację, która może zaistnieć. Dzięki niemu wiara we własne kompetencje staje się faktem a nie marzeniem. Szkolenia pozwalają nam być sobą w procesie negocjacji a nie walczyć z zaistniałą sytuacją i w pełni wykorzystać posiadane atuty. Pozwalają nam także zmniejszyć negatywne oddziaływanie taktyk i zabiegów naszych adwersarzy na powodzenie procesu negocjacyjnego oraz zwiększyć oddziaływanie tego, co w nim pozytywne. Zachęcam do rozwoju kompetencyjnego w ramach naszej Szkoły Zamówień Publicznych, warsztatów i kursów negocjacyjnych.